Les tres agendes de Kanban, conjuntament amb les sis pràctiques de Kanban i els nou valors que afloren de la seva aplicació, van ser creades per tal de proporcionar més context i una guia de treball per a individus, equips o organitzacions senceres que volen implementar el Mètode Kanban.
En aquest article s'expliquen les tres agendes de Kanban per a implementar canvis evolutius en processos i sistemes, i com s'alineen cadascuna d'elles amb els valors de Kanban
Quina és la motivació per a utilitzar el Mètode Kanban?
Les agendes de Kanban ofereixen tres opcions diferents sobre com els líders de les organitzacions (estiguin al nivell jeràrquic que estiguin) poden facilitar canvis organitzatius en les empreses, sempre introduint Kanban com a mètode de gestió d'aquest canvi.
Per tant, caldrà a avaluar quines oportunitats de millora hi ha dins de l'organització i quina és l'agenda és més adequada que cal fer servir en cada moment, tot i que és possible que no només calgui perseguir una de les tres agendes sinó més d'una simultàniament.
Agenda de la Sostenibilitat
L'Agenda de la Sostenibilitat, en anglès Sustainability Agenda, se centra en la línia de producció (Line-Level) de l'empresa. Bé, també en individus que personalment tinguin inquietuds per a voler dur a terme qualsevol mena de canvi en el seu treball diari dins d'un equip o departament.
És a dir, se centra en la motivació que poden tenir aquelles persones de la línia de producció del treball per a voler implementar determinats canvis en el procés o en una part del sistema:
Motivació de la línia de producció per a la implantació de Kanban
Alleujar la sobrecàrrega de treball
Produir amb una major qualitat
Per orgull professional i per tal de millorar la satisfacció dels clients
Aquesta agenda es focalitza en ajudar els equips a autoorganitzar-se, sobretot gràcies a la gestió visual (visual management) però, evidentment, sense caure en l'equivocació de pretendre esdevenir equips d'alt rendiment que competeixin internament amb altres (com si fossin sitges dins de l'organització), sinó amb un clar enfocament al client final.
D'aquesta manera, la sostenibilitat s'alinea amb aquests tres valors de Kanban:
Transparència
Mitjançant l'ús d'un tauler Kanban els equips poden autoorganitzar-se, ja que es fa visible el treball i els riscos associats al mateix. D'aquesta manera, com que hi ha una major transparència en el procés i en el sistema, es mostren els riscos sobre el treball a realitzar, i els equips poden saber quan es produeixen i quines opcions reals hi ha per a poder seguir avançant.
Equilibri
De la mateixa manera, mitjançant l'ús d'un tauler Kanban, els equips poden visualitzar la seva càrrega de treball i, per tant, planificar-se conseqüentment. És a dir, poden equilibrar la càrrega de treball amb la capacitat de l'equip. Per tal aconseguir-ho, és clar, res millor que una de les pràctiques de Kanban més conegudes: limitar el treball-en-curs (limit work-in-progress). Limitar el treball en curs permet mantenir l'equilibri entre la demanda i la capacitat, i mantenir un sistema estable i un flux ben gestionat.
Col·laboració
La transparència i l'equilibri permeten que dins dels equips emergeixi la col·laboració. La col·laboració és el que els empeny a aprendre junts com a equip mentre milloren contínuament el sistema Kanban i el rendiment general del procés i del sistema. Aquest canvi evolutiu és el que permet anar avançant a un ritme sostenible, molt allunyat de tot el que suposen els esforços insostenibles de qualsevol canvi radical.
Des de la perspectiva de l'Agenda de la Sostenibilitat, qualsevol canvi en el procés o en el sistema, s'ha d'abordar aplicant mètodes que facilitin a l'equip l'acceptació del canvi a poc a poc, de manera progressiva, però alhora mantenir sempre desperta la mentalitat d'aprenentatge i millora contínua.
Agenda de l'Orientació al Servei
L'Agenda de l'Orientació al Servei, en anglès Service Orientation Agenda, va més enllà la col·laboració a nivell d'equip i pretén escalar-la a tots els nivells de l'organització. Per tant, se centra en els comandaments intermedis (Mid-Level Management) de l'empresa.
És a dir, en la motivació que poden tenir aquelles persones que formen part dels comandaments intermedis de l'organització per a voler implementar determinats canvis en algun dels processos o en una part del sistema:
Motivació dels comandaments intermedis per a la implantació de Kanban
Fer una gestió correcta cap als seus superiors i respondre a preguntes difícils amb plena confiança
Fer una gestió correcta cap als seus subordinats i prendre decisions complicades amb plena confiança
Que l'equip pugui prestar els serveis de manera fiable, previsible i ràpida
Aquesta agenda sobrepassa la idea de focalitzar-se en el creixement de l'equip per, més enllà, fer evolucionar les dinàmiques de l'equip cap a la satisfacció de les necessitats del client.
D'aquesta manera, l'orientació al client s'alinea amb aquests tres valors de Kanban:
Enfocament al Client
Quan l'objectiu principal de l'equip és satisfer les necessitats i els desitjos del client a través de tot el que van desenvolupant per a poder prestar el servei, és imprescindible la retroalimentació (feedback) del client, que en definitiva és qui ha de validar si el què s'ha entregat s'ajusta a les seves expectatives. Aquesta retroalimentació és la que proporciona la direcció a seguir per tal d'anar avançant en el creixement continu del producte o en la millora constant del servei.
Flux de Treball
A l'hora de gestionar el flux de treball cal aprofitar tota la tracció aconseguida mitjançant l'Agenda de la Sostenibilitat de manera que, quan el treball es bloqueja, l'equip pugui diagnosticar immediatament el problema i resoldre'l. Amb això, el flux de treball serà eficient i estarà optimitzat perquè no hi hagi cap retard en la prestació dels serveis.
Lideratge
El lideratge és no només un ingredient clau en Kanban, sinó també en qualsevol esdeveniment que signifiqui un canvi organitzatiu, ja que serà molt difícil implementar qualsevol canvi sense el sòlid suport dels líders de l'organització (independentment del seu nivell jeràrquic). Quan s'escala Kanban entre diferents equips o grups funcionals, és molt important que el lideratge es mostri a tots els nivells, és a dir, de manera que tothom a l'organització tingui faculta per liderar i, sobretot, que es desenvolupi de manera que es fomenti la col·laboració de tots els seus membres.
Quan hi ha un adequat enfocament al client, és a dir, quan les seves necessitats són clares i, alhora, el flux de treball està ben gestionat i hi ha claredat sobre com aconseguir satisfer-les, es fa més fàcil que aparegui el lideratge adequat.
En certa manera, l'Agenda de l'Orientació al Servei amplifica l'Agenda de la Sostenibilitat i ajuda els equips a centrar-se en el perquè es prioritzen determinats treballs enfront d'altres.
Agenda de la Supervivència
L'Agenda de la Supervivència, en anglès Survivability Agenda, se centra en les disciplines i els fonaments de Kanban com a mètode de canvi i millora gestionat per l'alta direcció (Senior-Level Management) de l'empresa.
És a dir, en la motivació que poden tenir aquelles persones que formen part de l'alta direcció de l'organització per a voler implementar determinats canvis en els processos o en el sistema:
Motivació de l'alta direcció per a la implantació de Kanban
Fer promeses a la resta de l'organització amb plenes garanties de poder-les complir
Liderar correctament el negoci pel que fa al posicionament i a l'estratègia
Aquesta agenda sobrepassa la idea de focalitzar-se en les necessitats del client i, més enllà d'això, des d'un enfocament plenament orientat al canvi cultural, el que pretén fer entendre a tothom perquè són necessaris els canvis en els processos actuals de l'organització per a mantenir la seva pròpia subsistència.
D'aquesta manera, la supervivència de l'empresa s'alinea amb aquests tres valors de Kanban:
Comprensió
Kanban és un mètode evolutiu, ja que no pretén tenir la comprensió d'un estat futur de l'empresa, al contrari, l'objectiu és començar entenent en quin grau el què es fa actualment satisfà o frustra al client i, alhora, en quina mesura funciona o no funciona pels que internament dins de l'organització formen part del sistema. A partir de la comprensió d'aquests dos aspectes el que es busca és implementar canvis que, independentment de si són adequats o fallits, aporten un aprenentatge i una millor comprensió del procés i del sistema.
Acord
L'acord representa un compromís explícit: el compromís col·lectiu de perseguir el canvi evolutiu en la recerca deliberada de l'adaptabilitat i l'aptitud (fitness) de l'empresa per a sobreviure i prosperar en un entorn competitiu. I si aquest acord es vol fer sostenible, cal institucionalitzar d'alguna manera, dins l'empresa, el compromís de seguir reunint les persones adequades en el lloc adequat i el moment adequat per anar avançant en el procés de canvi.
Respecte
Si es vol que qualsevol canvi sigui acceptat, cal abordar-lo des del respecte a les jerarquies i els rols existents en aquell moment, doncs per lògic que sigui el camí a seguir, quan el canvi s'implementa sense el degut respecte per les persones i les seves realitats, el resultat serà una forta resistència emocional per part de tothom. Al cap i a la fi, Kanban no s'orienta a les persones sinó al seu treball.
L'Agenda de la Supervivència proporciona un enfocament diferent sobre la necessitat del canvi (el simple fet que l'organització continuï existint ja val la pena) i estableix el to sobre com s'ha d'implementar i escalar aquest canvi.
