Els Diagrames de Gantt són una de les eines més esteses per planificar el treball en la gestió tradicional de projectes, però suposen moltes dificultats en entorns amb alta variabilitat on assignar dates d'inici i de finalització a les tasques, i controlar les activitats del projecte en contra d'un pla inicial, es pot convertir en un autèntic malson. En aquests casos, per a la planificació i el seguiment àgil de projectes, els Sistemes Kanban són la solució.
En un article anterior explicàvem com aplicar el Mètode Kanban a la gestió de projectes mitjançant l'ús de Kanbanize. En aquest, tot i recolzar-nos de nou en aquest software per a reforçar alguns dels conceptes, ens centrarem en com un ús adequat de Kanban ens permet superar les dificultats que apareixen més habitualment en la gestió de projectes mitjançant eines clàssiques com els Diagrames Gantt. És un article una mica llarg, però que val la pena arribar fins al final.
Per tal d'iniciar-se en la planificació de projectes mitjançant Kanban és necessari un canvi de mentalitat: cal deixar de treballar amb terminis estrictes i començar a confiar en probabilitats de finalització basades en dades
L'alternativa a planificar centrant-nos en dates exactes, sovint establertes per la nostra agudesa o intuïció, és basar-nos en les dades històriques del flux de treball, un dels aspectes en els quals s'insisteix molt sempre que es parla de les Pràctiques de Kanban.
Però, quin problema hi ha amb els Diagrames de Gantt?
Els Diagrames de Gantt són molt útils perquè ens permeten visualitzar les dependències entre les tasques o la seqüenciació del projecte (fins aquí res que no es pugui fer amb un Sistema Kanban), però el problema real comença quan es pretén determinar la data d'inici i de finalització de cadascuna d'aquestes tasques que en formen part.
En aquest punt, quan comencem a desglossar el treball a realitzar i a assignar dates d'inici i de finalització a totes les tasques del projecte, és quan se'n comença a tenir una visió no realista, sobretot en aquells contextes més incerts com són qualsevol treball del coneixement o que requereixi un esforç intel·lectual, on és habitual que succeeixi alguna circumstància inesperada i, inevitablement, a partir d'aquell moment la planificació realitzada deixa de ser vàlida.
Una de les principals dificultats amb les estimacions és que donen una la falsa sensació de certesa. D'alguna manera, creiem que quan hem estimat cada tasca del projecte, sabem què passarà, però res més lluny de la realitat. Les estimacions són subjectives i per molta experiència que es tingui, el més normal és equivocar-se.
Per molt que es vulgui predir el futur, no es pot. Per molt que es vulgui que una planificació tingui èxit, és inexacta per definició. L'únic que es pot fer al respecte és basar les previsions en dades històriques reals, que revelin la veritable capacitat del sistema, i després respondre ràpidament a la més mínima desviació
Els Diagrames de Gantt no proporcionen dades històriques ni permeten detectar qualsevol desviació sobre la planificació de manera proactiva, i aquest és un dels grans problemes d'aquesta tècnica.
A més, el què sol passar sovint és que hi ha una gran desconnexió entre la planificació i l'execució del projecte, ja que el pla de treball i el treball real són dos aspectes massa diferents i, normalment, es gestionen mitjançant eines de software separades que acaben obligant a realitzar inacabables actualitzacions per tal de sincronitzar-los.
Quan les coses poden canviar ràpidament, cal assegurar-se de disposar dels mitjans necessaris per a poder donar una resposta ràpida a la situació. En aquest sentit, Implementar cicles de retroalimentació, una de les Pràctiques de Kanban són la clau per a disposar instantàniament de la informació i gestionar de manera àgil i amb èxit qualsevol projecte
Quan els projectes es gestionen mitjançant Diagrames de Gantt es construeix una realitat paral·lela on són habituals converses com aquestes: "Anem tard, haurem de fer hores extres o treballar el cap de setmana" o "Ho hem de tenir per dimecres, farem tot el que podrem", o bé, a vegades "Aquesta tasca està estimada en 3 dies, tampoc cal que la tinguem abans".
El pitjor és que, quan se segueixen les planificacions a cegues, aquesta visió paral·lela de la realitat normalment desemboca en sistemespush, que s'obliga els equips a començar a treballar en B quan en realitat encara no s'ha acabat A, i d'aquesta manera es va augmentant, de manera inconscient, la simultaneïtat de tasques en les quals es treballa.
Limitar el treball-en-curs és una de les Pràctiques de Kanban que implementa el que es coneix com a sistemes pull, on es respecta la capacitat disponible al sistema i es planifica el treball en conseqüencia
Tot això el que hem vist fins aquí es tradueix en moltes despeses associades als projectes i un enorme malbaratament dels processos, el que fa que les empreses acabin sent menys competitives. De fet, no hi ha cap mètode ni marc de treball àgil que resolgui de manera definitiva aquests problemes, i el Mètode Kanban no és una excepció: per si sol no ofereix una solució màgica a aquests reptes, però a diferència d'altres aproximacions plenament disruptives, Kanban suggereix arribar-hi mitjançant un canvi evolutiu, pas a pas.
A continuació veurem com Kanban, amb l'ajuda d'eines de software com Kanbanize, aposten per una visió radicalment diferent, però que funciona, per a la resolució o alleujament de molts d'aquests problemes. Això sí, cal cert esforç i una mentalitat oberta per tal d'assimilar el què se'ns proposa.
I com es pot fer la planificació de projectes amb Kanban?
Un tauler Kanban és, de fet, una mena de Diagrama de Gantt, una mica diferent això sí. Però, per poder-lo veure com a tal, cal tenir en compte algunes consideracions:
Kanban com a Diagrama de Gantt i amb línies de temps | Kanbanize
En aquesta captura de pantalla, per exemple, es pot veure com en el Flux de Treball (Tasques) hi ha la secció Backlog, pintada de color gris, on es visualitzen les tasques associades al projecte que caldrà començar a treballar en algun moment. Si ho mirem des de l'òptica de que les que hi ha més a la dreta i estan més properes a la secció Pendent, on hi ha les ja seleccionades per a treballar-hi, són les següents que comprometerem a entregar, i les de més a l'esquerra o més allunyades d'aquest punt, les que treballarem en algun moment o altre en el futur, tenim davant nostre una línia de temps invertida.
La diferència d'aquesta línia de temps invertida a nivell de Backlog respecte a un Diagrama de Gantt és que, així com aquest darrer s'acaba convertint en un sistema push del treball, amb un Kanban tenim un sistema pull, on per mantenir-nos fidels a la capacitat del procés no es comença un nou treball fins que prèviament no se'n finalitza un altre.
"Els plans són inútils, però la planificació és indispensable" (Dwight D. Eisenhower)
La transició de la gestió de projectes tradicional a la gestió de projectes amb Kanban és un repte, i sovint costa acceptar aquests nou plantejaments, per aquest motiu, software com Kanbanize incorporen funcionalitats com la Timeline (Línia de Temps), Línia de Temps (Projectes) en la part superior de la captura de pantalla, com a una opció relativament fàcil i lleugera per a la planificació.
Aquesta línia de temps de Kanbanize, té un comportament especial, de manera que l'estat dels projectes s'actualitza automàticament en funció de l'estat de les tasques que tenen asociades. Per exemple, un projecte passa en curs quan una de les tasques (la primera, de fet) passa a estar en curs, o passa a finalitzat quan totes les tasques (la darrera, de fet) passen a finalitzades. A més, en aquesta línia de temps es poden limitar els projectes en curs i crear projectes successors/precedessors de manera que no es pugui començar cap tasca d'un projecte successor fins que no hagin finalitzat totes les del projecte predecessor.
I com es pot fer el seguiment de l'execució de projectes amb Kanban?
Quan comprem per Amazon, en un primer moment, quan la incertesa sobre el lliurament del producte és molt gran, se'ns proporciona una orientació probabilística del termini d'entrega ("Arribarà entre dimarts i dijous de la setmana vinent"), mentre que quan ja no hi ha dubte, perquè estem a l'estadi final del circuït logístic, la informació que se'ns dóna és totalment determinista ("El teu paquet arriba demà"). Bé, doncs quan es gestiona qualsevol projecte que pugui tenir un alt grau de variablititat, cal fer com Amazon, i les estimacions que es realitzin sobre l'esforç necessari per a cadascuna de les seves tasques, han de proporcionar un interval enlloc de compromisos precisos.
Aquesta aproximació és el pensament probabilístic en la seva forma més pura i, amb això en ment, es pot fer un seguiment de l'execució del projectes mitjançant Kanban que no ens faciliten eines com els Diagrames de Gantt . Al contrari, els Diagrames de Gantt ens empenyen a estimar i a programar cadascuna de les tasques associades als projectes sense dades reals en les que basar-nos quan, en lloc d'això, ens hauríem de concentra en avançar en el progrés del què hi ha planificat basant-nos en dades històriques reals i anar-lo ajustant segons convingui.
Detall d'una targeta d'un projecte | Kanbanize
En aquest sentit, una de les funcions més potents de Kanbanize és, per cada projecte, mostrar la probabilitat de que sigui finalitzat exactament a la data prevista o estimada. Per fer aquesta predicció, el sistema es basa en les dades històriques de rendiment del treball de l'equip sobre les tasques ja finaltizades del projecte i, per tant, com qualsevol predicció, serà tan bona com bones siguin les dades històriques de les quals es disposen: per a obtenir previsions precises, serà de vital importància tenir un procés estable, on els temps de cicle no fluctuïn excessivament, on les tasques no envelleixin indefinidament i, idealment, on es limiti el treball en curs.
Finalment, per tal de solventar el problema de la desconnexió entre la planificació del projecte i la seva execució, Kanbanize, per defecte, sense haver de definir cap regla de negoci personalitzada, ofereix una sèrie de controls que s'expliquen a continuació.
El més bàsic de tots, com ja s'ha comentat, consisteix a anar actualitzant l'estat del projecte en funció de l'estat de les tasques individuals que el conformen, però a més, el sistema va recalculant el percentatge de completesa de cada projecte en funció del nombre de tasques que en formen part que estiguin finalitzades (i també de la seva mida, en cas que s'hagi informat d'aquesta dada). Si el ritme de finalització de tasques indica que el projecte no estarà acabat a la data prevista, el percentatge d'avanç lluirà de color vermell per tal d'avisar que s'està produïnt un endarreriment significatiu, i passant el ratolí per sobre, indicarà el percentatge que seria necessari per tal de mantenir la data prevista de finalització.
Una altra funcionalitat de Kanbanize és que el sistema dóna avisos visuals en cas que hi hagi algun conflicte amb la data prevista de finalització del projecte i la data prevista de finalització d'alguna de les tasques que el composen. Això es produeix quan la previsió de finalizació d'alguna tasca filla és més llunyana que la data prevista de finaltizació del seu projecte pare. De la mateixa manera, el sistema també dóna avisos visuals a la data prevista de finalització però quan s'utilitza el camp de Data límit (Deadline). També, quan hi ha un conflicte entre la mida estimada total del projecte i la suma de totes les mides estimades de les tasques associades al mateix. Això té lloc quan la suma de les mides de totes les tasques filles és superior a la mida del projecte pare. En tots tres casos, de nou, passant el ratolí sobre l'avís, es mostrarà informació detallada sobre el conflicte existent.
Quan es connecta la planificació del projecte amb la seva execució és quan, a temps real, es poden veure com afecten les decicions quotidianes al pla establert i prendre decisions de manera immediata
Aquest mecanisme de funcionament pretén ser una mena d'organisme viu que es va actualitzant automàticament en funció del progrés real del projecte. Per tant, és molt poc probable veure una mateixa previsió més d'una vegada, és una mena de previsió contínua ja que canviarà amb cada targeta que es mogui d'una columna a una altra del tauler Kanban.
Evidentment, una solució com aquesta no ens mostra el futur, tampoc el què es va planejar en el passat, però sí ens pot mostrar què està passant realment avui amb el projecte. I això, de per sí, en la gestió de projectes, ja és de gran valor.
