(4/4) Cadències de Kanban, la clau per tal de millorar l'entrega de serveis

Els cicles de retroalimentació, a Kanban coneguts com a cadències, són necessaris en qualsevol organització que vulgui millorar l'entrega dels serveis que ofereix als seus clients. En la mesura en què vagi creixent el nivell de maduresa empresarial, caldrà anar adoptant el conjunt de cadències més adequat a cada moment. En el darrer article d'aquesta sèrie de quatre, es tracten les cadències orientades al quart nivell de maduresa, és a dir, quan l'orientació de l'empresa és a la seva cobertura de risc.

Zoran Borojevic | Unsplash

Cadències del Nivell de Maduresa 4 (Maturity Level 4)

El conjunt de cadències per a empreses orientades a la seva cobertura de risc, les encaminen a un alt grau d'intimitat amb el client, a tenir en compte la seva competència, a prendre totes les decisions basant-se en les dades i a fomentar àmpliament el desenvolupament del lideratge dels seus treballadors/es.

El conjunt de Cadències del Nivell de Maduresa 4 són les següents:

• Operations Review

• Risk Review

Operations Review

Consideracions

• L'Operations Review amplifica la cadència de l'Improvement Suggestions Review del Nivell de Maduresa 3

• És una revisió sistemàtica i basada en dades de com funciona el Sistema de Sistemes

Objectius

• Examinar la demanda i la capacitat de cadascun dels Sistemes Kanban, que conformen el Sistema de Sistemes, centrant-se en les dependències entre ells i els seus efectes

Entrades

• Resum de les conclusions dels Service Delivery Review de tots els Sistemes Kanban

• Informació sobre el rendiment general de l'empresa

• Iniciatives de millora contínua sobre canvis que afectin a tot el sistema

Sortides

• Suggeriments i decisions de millora, o canvis necessaris orientats a l'estratègia empresarial

• Impacte que depèn del risc de la cua de la distribució de Lead Time, que caldrà informar a la Risk Review

Desenvolupament

• L'àmbit de la revisió és un producte o una unitat de negoci

• Es pretén entendre les dependències i exposar-ne els efectes interdependents

• Se suggereixen esdeveniments Kaizen i s'assignen oportunitats de millora

Participants

• SRM - Service Request Manager de cada Sistema Kanban

• SDM - Service Delivery Manager de cada Sistema Kanban

• Mànagers

• Col·laboradors individuals

• Representants dels clients per cada Sistema Kanban

Freqüència

• Depenent del context, sovint mensual

Durada

• Un màxim de 2 hores

Risk Review

Consideracions

• La Risk Review amplifica la cadència del Blocker Clustering del Nivell de Maduresa 2

• Connecta els riscos que es troben en el lliurament per gestionar i millorar-ne la planificació

Objectius

• Comprendre i respondre als riscos per a poder efectuar un lliurament eficaç de productes i serveis d'un o més Sistemes Kanban

Entrades

• Estat dels problemes i riscos de l'Operations Review i la Service Delivery Review

• Decisions de la reunió del Delivery Planning Meeting

Sortides

• Informació per la Delivery Planning Meeting

• Habilitar els canvis en la prestació de serveis i en el disseny del Sistema Kanban (flux cap a les Service Delivery Reviews i l'Operations Review)

Desenvolupament

• Analitzar cada risc utilitzant les dimensions de risc definides

• Agrupar els riscos segons les accions de mitigació requerides

• Tractar tots aquells temes que puguin tenir relació amb el risc:

  • Revisar les Classes de Servei: Encara són adequades? S'utilitzen? S'han fet excepcions? Hi ha un nou patró? Es necessita una nova classe de servei?

  • Revisar els Bloquejos: Prioritzar les accions de mitigació i reducció basant-se en l'anàlisi de clúster de bloquejos

  • Revisar les Polítiques de Cobertura de Risc: Cal considerar si la demanda observada recentment encaixa amb els patrons històrics i l'assignació de capacitat encara és adequada

  • Revisar les Polítiques de modelatge de la demanda: Cal ajustar les polítiques que divideixen la demanda en serveis dependents o compartits?

Participants

• SDM - Service Delivery Managers

• Qualsevol persona amb informació sobre els darrers bloquejos

Freqüència

• Mensualment

Durada

• Entre 1 - 2 hores