Els cicles de retroalimentació, a Kanban coneguts com a cadències, són necessaris en qualsevol organització que vulgui millorar l'entrega dels serveis que ofereix als seus clients. En la mesura en què vagi creixent el nivell de maduresa empresarial, caldrà anar adoptant el conjunt de cadències més adequat a cada moment. En aquest tercer article, es tracten les cadències del tercer nivell de maduresa, és a dir, quan l'orientació de l'empresa és al servei adequat per al client.
Les cadències del Nivell de Maduresa 3 amplifiquen les del Nivell de Maduresa 2 i Nivell de Maduresa 1 per tal de prestar el servei que el client considera adequat al seu propòsit (fit-for-purpose)
Cadències del Nivell de Maduresa 3 (Maturity Level 3)
El conjunt de cadències per a les empreses que presten el servei adequat al client pretenen desenvolupar les habilitats necessàries per a escurçar els seus temps d'entrega, tenir un flux de treball més ràpid, equilibrat i previsible, i acomplir amb els Acords de Nivell de Servei (SLA - Service Level Agreement) mitjançant l'ús de mètriques accionables (és a dir, que permetin establir clarament relacions de causa-efecte).
El conjunt de Cadències del Nivell de Maduresa 3 són les següents:
Replenishment Meeting
Delivery Planning Meeting
Service Delivery Review
Improvement Suggestions Review
Replenishment Meeting
Consideracions
El Replenishment Meeting amplifica la cadència del Workflow Replenishment Meeting del Nivell de Maduresa 2 i el Team Replenishment Meeting del Nivell de Maduresa 1
En aquesta reunió del Nivell de Maduresa 3, es tenen en consideració tant els compromisos del propi client com els de l'equip encarregat de l'entrega del servei
Objectius
Decidir, conjuntament amb el client i els grups d'interès empresarial, quines sol·licituds de treball seran seleccionades per al proper període
Entrades
Sol·licituds disponibles que compleixen els criteris de selecció
Dades i informació que hi hagi preparada, com per exemple, les dades relacionades amb el servei
Sortides
Compromís del client que realment volen els elements sol·licitats i compromís de l'equip per lliurar-los dins de les seves expectatives
Observacions a la cadència de Service Delivery Review per a una posterior anàlisi del sistema
Desenvolupament
Debatre sobre quines (combinacions de) sol·licituds es poden seleccionar per a l'entrega
Extreure els elements seleccionats, documentant els criteris utilitzats i qualsevol consideració addicional
Participants
SRM - Service Request Manager
SDM - Service Delivery Manager
Clients i stakeholders
Representants dels equips de prestació de serveis
Freqüència
Normalment, d'una a quatre vegades al mes
Durada
Entre 30 - 60 minuts
Delivery Planning Meeting
Objectius
Planificar i supervisar les entregues als clients
Entrades
Informació sobre quins elements es poden entregar
Consideracions de risc que poden afectar les decisions de lliurament
Sortides
Manifest i compromís de lliurament
Decisions sobre quins elements entregar
Canvis en les Classes de Servei dels elements
Informació sobre problemes amb el lliurament
Desenvolupament
Respondre a la pregunta: Quins elements arribaran a temps al pròxim lliurament que hi ha programat?
Respondre a les preguntes: Què es requereix, realment, per a poder entregar cada element? Quins riscos i mitigacions hi ha?
Participants
SDM - Service Delivery Manager
Qualsevol persona interessada o implicada en la logística d'un lliurament
Qualsevol persona que hagi de prendre decisions sobre els elements
Freqüència
Depèn de la cadència de lliurament
Durada
Entre 1 - 2 hores
Service Delivery Review
Consideracions
El Service Delivery Review amplifica la cadència de Flow Review del Nivell de Maduresa 2 i la Team Retrospective del Nivell de Maduresa 1
En aquesta reunió del Nivell de Maduresa 3, es té en compte la perspectiva sobre el servei del client extern
Objectius
Examinar i millorar l'eficàcia del servei seleccionat
Entrades
Dades de progrés i capacitat de la Kanban Meeting i de la Workflow Kanban Meeting, i del sistema de seguiment
Accions i decisions preses a la Risk Review, a l'Operational Review o a qualsevol altra reunió similar
Sortides
Accions de millora definides que calgui comunicar o executar
Conclusions a informar a l'Operational Review
Desenvolupament
Cal comparar la capacitat actual amb les expectatives dels clients
Cal analitzar les mancances de les Expectatives de Nivell de Servei (SLE - Service Level Expectations)
Debatre les opcions per equilibrar millor la demanda i la capacitat, i cobrir els riscos
Participants
SRM - Service Request Manager
SDM - Service Delivery Manager
Representants dels equips de prestació de serveis
Opcionalment, clients i stakeholders
Freqüència
Normalment, dues vegades al mes
Durada
Un màxim de 30 minuts
Improvement Suggestions Review
Objectius
Revisar els suggeriments de millora enviats pels equips i decidir quins cal implementar ara, més tard o mai.
Entrades
Darrers suggeriments de millora enviats pels equips
Elements del tauler Kanban de millora o pool d'idees de millora
Sortides
Decisions sobre com afrontar les millores suggerides
Desenvolupament
Examinar les entrades de nous suggeriments
Seleccionar les que es considerin i traslladar-les a un tauler Kanban de millora
Participants
Representants dels equips que participen en el flux de treball o en la prestació del servei
Freqüència
Per exemple, una vegada al mes
Durada
Un màxim d'1 hora
Comments