STATIK significa Systems Thinking Approach to Introducing Kanban, i és una estratègia que es pot utilitzar per a la implementació de qualsevol sistema Kanban. Aquest procés de 8 passes va ser ideat per David J. Anderson, impulsor del moviment Kanban, i es basa en el pensament sistèmic, una forma d'entendre que un sistema es comporta com a un tot en lloc d'analitzar les parts que el componen de manera aïllada. En aquest tercer i darrer article parlem de les últimes passes d'STATIK.
STATIK encaixa perfectament amb la visió de Kanban que qualsevol organització es pot concebre com a una xarxa de serveis interrelacionats, com a un conjunt d'individus, agrupats en equips o departaments, que treballen junts per tal d'entregar valor al client final, i que estan determinats pels seus vincles ascendents (upstream) i descendents (downstream), i també per la forma en com porten a terme les seves activitats.
Una vegada hem analitzat la demanda del servei i la capacitat de sistema, i hem modelat el flux del treball, només manquen tres passes més per tal de finalitzar el disseny d'un sistema Kanban mitjançant STATIK:
06. Pas 6 d'STATIK: Descobrir les diferents classes de servei
Classes de servei? Però què collons (WTF - What The Fuck)? A veure, en un sistema Kanban, les classes de servei no són més que serveis diferents que agrupem dins del mateix sistema, i es poden interpretar com al conjunt de polítiques que descriuen com s'han de tractar tipus de treball concrets o treballs que tenen un flux diferenciat.
Les classes de servei típicament descriuen la disciplina de cues o la prioritat dels treballs, tot i que també poden proporcionar informació sobre si un determinat element de treball pot o no excedir el límit de WIP (és típic, per exemple, en el cas de les urgències)
Les classes de servei, doncs, són polítiques sobre com cal tractar un element de treball, ateses les seves característiques. Les principals classes de servei utilitzades per Kanban són les següents:
Urgència (Expedite): és un element de treball que s'ha d'entregar tan aviat com es pugui, en cas contrari, tindrem (o ja estem tenint) pèrdues importants!
Data Fixa (Fixed Date): és un element de treball que, si no s'entreguen en una data determinada, ja no tindrà sentit entregar-lo (com per exemple pel Black Friday)
Estàndard (Standard): és un element de treball ordinari, amb el que tractem cada dia, on no hi ha cap expectativa especial pel que fa a l'entrega ni res que el faci urgent
Intangible (Intangible): és un element de treball sense retorn financer previsible, o que no té cap impacte després de la seva entrega, però que si té èxit pot ser un element diferencial important per a l'organització
En aquest sisè pas, cal prestar especial atenció a les classes de servei ocultes o implícites. Si existeix una política que regula si un tipus de treball concret pot interrompre un altre tipus (com, per exemple, un tipus de treball requerit per a executius o altres stakeholders) s'ha de fer explícita, per així millorar l'estabilitat i la previsibilitat del nostre sistema.
07. Pas 7 d'STATIK: Dissenyar el sistema Kanban
Per al disseny pròpiament dit del sistema Kanban, no només necessitarem modelar el flux de treball per a cada uns dels diferents tipus d'elements de treball i classes de servei, sinó també implementar els límits de WIP per a cadascuna de les etapes del flux de treball (columnes del tauler) i, probablement, també per als diferents els tipus d'elements de treball i/o classes de servei (carrils del tauler).
En el penúltim pas d'STATIK caldrà dissenyar el sistema Kanban, el tauler Kanban, les targetes Kanban i, també, les cadències Kanban
Per al disseny del tauler Kanban, necessitarem comprendre el flux de treball per a cada tipus de treball. Segurament, també s'haurà de decidir si funcionarem en un únic tauler per a tots els tipus de treball i classes de servei, o bé serà millor tenir dos o més taulers. A més, caldrà decidir com assignarem les columnes (generalment, seran les etapes o estats del flux de treball), les files (generalment, seran els diferents tipus de treball o les classes de servei) i, finalment, el codi de color de les targetes (també, generalment, per tal de diferenciar els diferents tipus de treball o les classes de servei).
En el disseny de les targetes Kanban, ens caldrà entendre quina informació es requereix en cadascun de les etapes o estats del flux de treball, amb la finalitat de poder prendre correctament decisions sobre quin element de treball caldrà estirar (pull) al següent estat.
Pel que fa al disseny de les cadències de Kanban, tot i que el Mètode Kanban contempla un total de fins a set cadències diferents, inicialment per a la majoria de noves implementacions, es començarà només amb tres d'elles: la Team Kanban Meeting (reunió d'equip diària), la Team Replenishment Meeting (reunió de reposició d'elements de treball) i, finalment, la Team Retrospective (reunió de retrospectiva).
Com sempre, en Kanban, també serà comú mantenir o reutilitzar les reunions existents a l'organització, ajustant-les al model i introduint-hi els ajustos necessaris per a acomodar els cicles de retroalimentació.
08. Pas 8 d'STATIK: Socialitzar el disseny i negociar la implementació
En el pas anterior, la idea és agrupar els aprenentatges i visions adquirides en la resta de passes d'STATIK per tal de modelar el sistema Kanban, però sense caure en l'error de desenvolupar un sistema més complex del necessari, doncs el canvi ha de ser evolutiu.
Per tant, el què cal fer és implementar un primer disseny, una primera versió del sistema Kanban, que caldrà anar revisitant i perfeccionant iterativament mitjançant tallers col·laboratius.
STATIK fomenta tallers de col·laboració per a l'anàlisi i el disseny del sistema Kanban com a enfocament recomanat per a aconseguir l'acceptació de l'adopció i implementació del sistema resultant
Quan es decideix qui ha de participar en aquests tallers, és recomanable establir un grup multidisciplinar que involucri, evidentment, membres de l'equip que oferirà el servei, però també a alguns clients o stakeholders. Tots haurien de participar en el llançament de la iniciativa Kanban o en la introducció de canvis en les següents iteracions d'STATIK.
