Els cicles de retroalimentació, a Kanban coneguts com a cadències, són necessaris en qualsevol organització que vulgui millorar l'entrega dels serveis que ofereix als seus clients. En la mesura en què vagi creixent el nivell de maduresa empresarial, caldrà anar adoptant el conjunt de cadències més adequat a cada moment. En aquest segon article, es tracten les cadències relacionades amb el segon nivell de maduresa, és a dir, quan l'orientació de l'empresa és al flux de treball d'extrem a extrem per al client final.
Les cadències del Nivell de Maduresa 2 amplifiquen les del Nivell de Maduresa 1 per tal d'augmentar la consistència del flux de treball d'extrem a extrem (end-2-end)
Cadències del Nivell de Maduresa 2 (Maturity Level 2)
El conjunt de cadències per a les empreses orientades al client pretenen desenvolupar les habilitats per tal de gestionar la informació bàsica de retroalimentació sobre els serveis prestats i el flux de treball. Per tal d'aconseguir-ho, és important visualitzar aquella informació dels taulers Kanban i de les mètriques bàsiques relacionada amb el compliment de les sol·licituds dels clients.
El conjunt de Cadències del Nivell de Maduresa 2 són les següents:
Workflow Replenishment Meeting
Workflow Kanban Meeting
Flow Review
Blocker Clustering
Workflow Replenishment Meeting
Consideracions
El Workflow Replenishment Meeting amplifica la cadència del Team Replenishment Meeting del Nivell de Maduresa 1
En el Nivell de Maduresa 2, possiblement, caldrà considerar el treball dels diversos equips de servei que estiguin implicats en el flux de treball
Objectius
Permetre que els equips de servei seleccionin les peticions de treball i emplenin de nou la columna 'Pendent' perquè no es quedin sense feina durant el període següent
Entrades
Observacions que donen lloc a canvis de comportament o de polítiques a les reunions de Team Replenishment Meeting
Canvis que hi hagi hagut en les polítiques de treball o a nivell de portafolis
Sortides
Les decisions que s'han pres sobre els elements de treball escollits
Canvis en el sistema que puguin afectar el Workflow Kanban Meeting
Desenvolupament
Cal assegurar-se que el treball sol·licitat estigui clarament definit, tenint en compte els aspectes tècnics i les dependències entre els equips del servei
Participants
Responsables o representants dels equips de servei implicats en el flux de treball
Freqüència
Setmanalment, tenint present la taxa d'arribada d'informació
Durada
Entre 20 - 30 minuts
Workflow Kanban Meeting
Consideracions
El Workflow Kanban Meeting amplifica la cadència del Team Kanban Meeting del Nivell de Maduresa 1
El Nivell de Maduresa 2, inclou el flux de treball d'extrem a extrem d'un servei i admet la col·laboració entre diferents equips de servei
Objectius
Involucrar els equips de servei en una conversa col·laborativa sobre l'estat del treball, les cues entre les etapes del flux de treball i els problemes que afecten el flux de treball
Entrades
Compromisos adquirits
Decisions sobre noves iniciatives i assignació de capacitat
Canvis que hi hagi hagut en les polítiques de treball
Sortides
Comprensió compartida de la millor manera de fer que el treball actual flueixi
Suggeriments de millora
Desenvolupament
L'abast és tot el flux de treball, d'extrem a extrem, d'un servei
Els problemes identificats es resolen després de la reunió per membres de l'equip amb coneixements i habilitats rellevants
Participants
SDM - Service Delivery Manager
Grup de servei immediat o equip que fa la feina (de 4 a 50 persones)
Freqüència
Setmanalment, en funció del cost de coordinació
Durada
Entre 10 - 20 minuts
Flow Review
Consideracions
El Flow Review amplifica la cadència del Team Retrospective del Nivell de Maduresa 1
El Nivell de Maduresa 2, inclou una visió quantitativa orientada al servei, però encara mirant cap a les pròpies capacitats i sense tenir en compte les expectatives dels clients
Objectius
Desenvolupar una comprensió quantitativa inicial del servei prestat, facilitant la planificació del treball i millorant la predictibilitat
Entrades
Dades de progrés i capacitat del Workflow Kanban Meeting i del sistema de seguiment
Accions de la Risk Review
Sortides
Accions que s'hagin definit per tal de millorar la capacitat
Comunicació de decisions
Desenvolupament
Cal comparar la capacitat actual amb les condicions definides com a objectius, típicament revisant:
Distribució de la demanda per cada tipus de treball
Interval de temps de bloqueig per a cadascuna de les causes de bloqueig
Interval de defectes i temps de reelaboració per a cadascuna de les causes
Elements de treball envellit
Mitjanes i distribucions de:
Temps d'Entrega del Client (Customer Lead Time) per cada tipus de treball
Taxa d'arribada de la demanda
Rendiment (Throughput) per tipus de treball durant el període
Temps d'Entrega del Sistema (System Lead Time) per cada tipus de treball
S'han de debatre possibles accions de millora
Participants
SDM - Service Delivery Manager
Una part o tot l'equip d'entrega del servei i, opcionalment, els responsables dels equips
Freqüència
Dues vegades al mes
Durada
Un màxim de 30 minuts
Blocker Clustering
Objectius
Estudiar les principals causes de bloqueig i el seu impacte en termes de temps d'entrega per tal de comprendre i mitigar els riscos
Entrades
Tasques amb bloquejos recollides, amb dates d'inici i de finalització, així com els motius del bloqueig
Sortides
Reflexions sobre el resultat d'aquesta anàlisi
Retroalimentació i decisions a l'equip de servei i al responsable immediat
Desenvolupament
Primer de tot, cal classificar els bloquejos segons els motius
Per a cada categoria de bloqueig, s'ha d'analitzar el temps que es triga a resoldre els problemes i, típicament:
Identificar els riscos
Identificar la probabilitat i l'impacte
Analitzar les arrels de les causes
Finalment, s'han de definir accions de reducció i mitigació que ajudin a millorar el flux
Participants
Representants dels equips i dels mànagers
Freqüència
Mensualment
Durada
Un màxim d'1 hora
