top of page

(2/4) Cadències de Kanban, la clau per tal de millorar l'entrega de serveis

Els cicles de retroalimentació, a Kanban coneguts com a cadències, són necessaris en qualsevol organització que vulgui millorar l'entrega dels serveis que ofereix als seus clients. En la mesura en què vagi creixent el nivell de maduresa empresarial, caldrà anar adoptant el conjunt de cadències més adequat a cada moment. En aquest segon article, es tracten les cadències relacionades amb el segon nivell de maduresa, és a dir, quan l'orientació de l'empresa és al flux de treball d'extrem a extrem per al client final.


imatge del detall d'un futbolí vist des de la perspectiva de darrera d'una de les porteries, amb els ninots dels jugadors del propi equip d'esquena i amb la samarreta pintada de color vermell i els pantalons blancs, i els ninots dels jugadors de l'equip contrari de cara i amb la samarreta pintada de color blanc i els pantalons negres

Les cadències del Nivell de Maduresa 2 amplifiquen les del Nivell de Maduresa 1 per tal d'augmentar la consistència del flux de treball d'extrem a extrem (end-2-end)

 

Cadències del Nivell de Maduresa 2 (Maturity Level 2)


El conjunt de cadències per a les empreses orientades al client pretenen desenvolupar les habilitats per tal de gestionar la informació bàsica de retroalimentació sobre els serveis prestats i el flux de treball. Per tal d'aconseguir-ho, és important visualitzar aquella informació dels taulers Kanban i de les mètriques bàsiques relacionada amb el compliment de les sol·licituds dels clients.


El conjunt de Cadències del Nivell de Maduresa 2 són les següents:

  • Workflow Replenishment Meeting

  • Workflow Kanban Meeting

  • Flow Review

  • Blocker Clustering


 

Workflow Replenishment Meeting


Consideracions

  • El Workflow Replenishment Meeting amplifica la cadència del Team Replenishment Meeting del Nivell de Maduresa 1

  • En el Nivell de Maduresa 2, possiblement, caldrà considerar el treball dels diversos equips de servei que estiguin implicats en el flux de treball


Objectius

  • Permetre que els equips de servei seleccionin les peticions de treball i emplenin de nou la columna 'Pendent' perquè no es quedin sense feina durant el període següent


Entrades

  • Observacions que donen lloc a canvis de comportament o de polítiques a les reunions de Team Replenishment Meeting

  • Canvis que hi hagi hagut en les polítiques de treball o a nivell de portafolis


Sortides

  • Les decisions que s'han pres sobre els elements de treball escollits

  • Canvis en el sistema que puguin afectar el Workflow Kanban Meeting


Desenvolupament

  • Cal assegurar-se que el treball sol·licitat estigui clarament definit, tenint en compte els aspectes tècnics i les dependències entre els equips del servei


Participants

  • Responsables o representants dels equips de servei implicats en el flux de treball


Freqüència

  • Setmanalment, tenint present la taxa d'arribada d'informació


Durada

  • Entre 20 - 30 minuts


 

Workflow Kanban Meeting


Consideracions

  • El Workflow Kanban Meeting amplifica la cadència del Team Kanban Meeting del Nivell de Maduresa 1

  • El Nivell de Maduresa 2, inclou el flux de treball d'extrem a extrem d'un servei i admet la col·laboració entre diferents equips de servei


Objectius

  • Involucrar els equips de servei en una conversa col·laborativa sobre l'estat del treball, les cues entre les etapes del flux de treball i els problemes que afecten el flux de treball


Entrades

  • Compromisos adquirits

  • Decisions sobre noves iniciatives i assignació de capacitat

  • Canvis que hi hagi hagut en les polítiques de treball


Sortides

  • Comprensió compartida de la millor manera de fer que el treball actual flueixi

  • Suggeriments de millora


Desenvolupament

  • L'abast és tot el flux de treball, d'extrem a extrem, d'un servei

  • Els problemes identificats es resolen després de la reunió per membres de l'equip amb coneixements i habilitats rellevants


Participants

  • SDM - Service Delivery Manager

  • Grup de servei immediat o equip que fa la feina (de 4 a 50 persones)


Freqüència

  • Setmanalment, en funció del cost de coordinació


Durada

  • Entre 10 - 20 minuts


 

Flow Review


Consideracions

  • El Flow Review amplifica la cadència del Team Retrospective del Nivell de Maduresa 1

  • El Nivell de Maduresa 2, inclou una visió quantitativa orientada al servei, però encara mirant cap a les pròpies capacitats i sense tenir en compte les expectatives dels clients


Objectius

  • Desenvolupar una comprensió quantitativa inicial del servei prestat, facilitant la planificació del treball i millorant la predictibilitat


Entrades

  • Dades de progrés i capacitat del Workflow Kanban Meeting i del sistema de seguiment

  • Accions de la Risk Review


Sortides

  • Accions que s'hagin definit per tal de millorar la capacitat

  • Comunicació de decisions


Desenvolupament

  • Cal comparar la capacitat actual amb les condicions definides com a objectius, típicament revisant:

    • Distribució de la demanda per cada tipus de treball

    • Interval de temps de bloqueig per a cadascuna de les causes de bloqueig

    • Interval de defectes i temps de reelaboració per a cadascuna de les causes

    • Elements de treball envellit

    • Mitjanes i distribucions de:

      • Temps d'Entrega del Client (Customer Lead Time) per cada tipus de treball

      • Taxa d'arribada de la demanda

      • Rendiment (Throughput) per tipus de treball durant el període

      • Temps d'Entrega del Sistema (System Lead Time) per cada tipus de treball

  • S'han de debatre possibles accions de millora


Participants

  • SDM - Service Delivery Manager

  • Una part o tot l'equip d'entrega del servei i, opcionalment, els responsables dels equips


Freqüència

  • Dues vegades al mes


Durada

  • Un màxim de 30 minuts


 

Blocker Clustering


Objectius

  • Estudiar les principals causes de bloqueig i el seu impacte en termes de temps d'entrega per tal de comprendre i mitigar els riscos


Entrades

  • Tasques amb bloquejos recollides, amb dates d'inici i de finalització, així com els motius del bloqueig


Sortides

  • Reflexions sobre el resultat d'aquesta anàlisi

  • Retroalimentació i decisions a l'equip de servei i al responsable immediat


Desenvolupament

  • Primer de tot, cal classificar els bloquejos segons els motius

  • Per a cada categoria de bloqueig, s'ha d'analitzar el temps que es triga a resoldre els problemes i, típicament:

    • Identificar els riscos

    • Identificar la probabilitat i l'impacte

    • Analitzar les arrels de les causes

  • Finalment, s'han de definir accions de reducció i mitigació que ajudin a millorar el flux


Participants

  • Representants dels equips i dels mànagers


Freqüència

  • Mensualment


Durada

  • Un màxim d'1 hora

Comments


Ens convides a un cafè?

Si t'agrada el que fem per promoure el coneixement de Kanban en llengua catalana, t'aporta alguna cosa i t'ho pots permetre, convida'ns a un cafè!

bmc-button.png

Nosaltres t'estarem molt agraïts, ens animaràs a seguir endavant amb la nostra tasca i ens ajudaràs a mantenir el lloc web lliure de publicitat. 

Ah! I com que som molt conscient que no hi ha un Planeta B, l'1% dels ingressos en cafès els destinem a finançar l'eliminació de les emissions de diòxid de carboni a l'atmosfera. Més informació aquí.

bottom of page