(1/4) Cadències de Kanban, la clau per tal de millorar l'entrega de serveis

Els cicles de retroalimentació, a Kanban coneguts com a cadències, són necessaris en qualsevol organització que vulgui millorar l'entrega dels serveis que ofereix als seus clients. En la mesura en què vagi creixent el nivell de maduresa empresarial, caldrà anar adoptant el conjunt de cadències més adequat a cada moment. En el primer de quatre articles, es tracten les cadències associades al nivell de maduresa més bàsic, és a dir, quan l'orientació de l'empresa és als equips.

elCarito | Unsplash

Quins tipus de cadències hi ha a Kanban?

El Mètode Kanban diferencia, en funció de si té a veure amb l'entrega del servei o la seva millora, dos tipus de cadències:

Reunions (Meetings)

• Fan referència a l'entrega del servei

• S'utilitzen per a coordinar l'entrega diària del servei

• Pretenen respondre a preguntes del dia a dia com:

  • Què cal començar a continuació?

  • Com ens podem autoorganitzar al voltant del treball amb les capacitats que tenim?

  • Estem realitzant els lliuraments segons els compromisos que hem adquirit?

• Se solen focalitzar en el treball en curs, pendent de finalitzar i entregar

Revisions (Reviews)

• Fan referència a la millora del servei

• S'utilitzen per a la millora contínua del servei que estem oferint

• Pretenen respondre a preguntes per a l'evolució com:

  • Què cal començar a continuació?

  • Com ens podem autoorganitzar al voltant del treball amb les capacitats que tenim?

  • Estem realitzant els lliuraments segons els compromisos que hem adquirit?

• Se solen focalitzar en dades i observacions sobre el treball finalitzat

Que hi hagi definit un conjunt de cadències, compostes per diferents reunions (meetings) o revisions (reviews), per a cada nivell de maduresa, no significa que totes s'hagin d'afegir a les ja existents a l'empresa, sinó que l'enfocament correcte és esbrinar com els aspectes que es tracten en cadascuna d'elles, encaixen millor en el conjunt de reunions existents i, aleshores, decidir si cal ajustar-ne, complementar-ne, afegir-ne o eliminar-ne alguna.

Cadències del Nivell de Maduresa 1 (Maturity Level 1)

El conjunt de cadències per a les empreses enfocades a l'equip, és a dir, que es troben el nivell més bàsic de maduresa organitzacional, està pensat per tal d'assegurar que tots els membres de l'equip tingui la mateixa comprensió de l'estat del treball i es puguin prendre decisions correctes sobre el treball a realitzar; també, que es puguin definir fàcilment les pràctiques de treball de l'equip i anar-les perfeccionant.

El conjunt de Cadències del Nivell de Maduresa 1 són les següents:

• Team Replenishment Meeting

• Team Kanban Meeting

• Team Retrospective

Team Replenishment Meeting

Objectius

• Seleccionar del 'Backlog' aquells elements de treball en els que cal començar a treballar a continuació

Entrades

• Qualsevol informació sobre els elements de treball que estan a punt per a ser introduïts al sistema i començar-hi a treballar

• Canvis que hi hagi hagut en les polítiques de treball

• Canvis a nivell de portafolis que puguin afectar els productes o projectes en els quals es començarà a treballar

Sortides

• Les decisions que s'han pres sobre els elements de treball escollits

• Canvis en el sistema que puguin afectar el Team Kanban Meeting

Desenvolupament

• Cal considerar les dependències entre els elements de treball i els riscos tècnics

• S'han de prendre decisions conscients sobre què cal introduir a la columna 'Pendent' i, també, en quin ordre cal fer-ho

Participants

• Part de l'equip o l'equip al complet, segons es consideri

• Líder de l'equip o contacte del client

Freqüència

• Setmanalment, o a demanda, segons es necessiti

Durada

• Entre 20 - 30 minuts

Team Kanban Meeting

Objectius

• Observar l'estat del treball i del seu flux, i fer-ne un seguiment

• Esbrinar com es poden lliurar més ràpidament els elements de treball del sistema

• Entendre si hi ha capacitat disponible i, en cas afirmatiu, saber en què cal començar a treballar

Desenvolupament

• S'ha de recórrer el tauler Kanban d'esquerra a dreta (primer tractar el què està a punt de finalitzar-se), pensant sempre a gestionar el treball, mai els treballadors

• Cal centrar-se a completar el treball i resoldre els problemes

• S'ha de debatre sobre les prioritats i que els membres de l'equip prenguin decisions, buscar sempre opcions de col·laboració

• Les qüestions que requereixen més temps s'han de tractar després de la reunió

• Cal debatre també sobre els elements de treball que estan a punt per començar, analitzant si hi ha dependències o riscos

Participants

• Qualsevol persona implicada en els elements de treball que hi ha al tauler Kanban

• Sol ser habitual que hi hagi algú que faci de moderador

Freqüència

• Com a norma general, la reunió se celebra diàriament, ala mateixa hora, davant del tauler Kanban

Durada

• Un màxim de 15 minuts

Team Retrospective

Objectius

• Reflexionar sobre com gestiona l'equip la seva feina i com es pot millorar

Desenvolupament

• S'ha de dur a terme davant del tauler Kanban, centrant-se en els elements de treball completats

• Cal recopilar observacions i ocurrències, per exemple, què s'ha trobat a faltar o què cal considerar començar a fer

• S'han de comentar idees que es creu que val la pena d'explorar més

• S'ha de parlar de temes agradables, però també de les més molestes o desagradables

• Cal comentar qüestions relacionades amb les polítiques actuals

• És molt important categoritzar els comentaris recollits, i definir accions de millora segons la classificació realitzada

Participants

• Hi ha de participar tot l'equip, i sovint té lloc mitjançant un facilitador

Freqüència

• S'ha de realitzar regularment (habitualment se sol fer de manera quinzenal o mensual)

Durada

• Un màxim d'1 hora